Privacybeleid

1. Inleiding

AgentSync ("wij", "ons", "onze") is een product van FlowSync, gevestigd in Nederland. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij omgaan met gegevens die worden verwerkt via het AgentSync platform en de daaraan gekoppelde externe systemen.

2. Welke gegevens verwerken wij

AgentSync verwerkt gegevens die worden uitgewisseld tussen jouw organisatie en de gekoppelde systemen. De exacte gegevens zijn afhankelijk van welke koppelingen je activeert. Voorbeelden:

• Financiele gegevens: facturen, openstaande posten, grootboekrekeningen (bij boekhoudkoppelingen zoals Exact Online of Moneybird)
• Relatiegegevens: namen en contactgegevens van klanten en leveranciers
• E-mailgegevens: berichten en metadata (bij e-mailkoppelingen zoals Gmail)
• Taak- en projectgegevens: tickets, taken en tijdregistratie (bij koppelingen zoals ClickUp)
• Authenticatiegegevens: OAuth2 tokens en API-sleutels voor koppelingen (geen wachtwoorden)
• Gebruikersgegevens: naam, e-mailadres en rol binnen het AgentSync platform
• Contactgegevens: naam, e-mailadres, bedrijf, telefoonnummer en bericht, als je het contactformulier op agentsync.nl invult
• Websitebezoek: bezochte pagina's, apparaat, browser en IP-adres, als je op agentsync.nl toestemming geeft voor cookies

3. Doel van de verwerking

Gegevens worden uitsluitend verwerkt voor:

• Het uitvoeren van geautomatiseerde workflows via AI-agents
• Het ophalen en verwerken van gegevens uit gekoppelde systemen
• Het aanmaken of wijzigen van records in gekoppelde systemen op basis van geconfigureerde workflows
• Het genereren van rapportages en overzichten
• Het loggen van agent-activiteit voor audit en transparantie
• Het beantwoorden van een bericht via het contactformulier
• Het meten van het websitebezoek en het herkennen van bedrijven die agentsync.nl bezoeken, als je daarvoor toestemming geeft

Gegevens uit het platform en de gekoppelde systemen worden niet gebruikt voor marketing, profilering of doorverkoop.

4. Opslag en beveiliging

• Alle gegevens worden opgeslagen op servers in de Europese Unie (Hetzner Cloud, Duitsland)
• Data wordt versleuteld opgeslagen (AES-256 at rest)
• Alle communicatie verloopt via TLS 1.3 (in transit)
• OAuth tokens en API-sleutels worden versleuteld opgeslagen (AES-256-CBC)
• Elke organisatie heeft een eigen geisoleerde database (tenant-isolatie)
• Toegang is afgeschermd via rolgebaseerde autorisatie met optionele twee-factor authenticatie
• Er is geen publieke registratie: gebruikers worden uitgenodigd door een beheerder

5. Delen met derden

Voor het functioneren van het platform worden gegevens gedeeld met de volgende dienstverleners:

Daarnaast worden gegevens uitgewisseld met de externe systemen die je zelf koppelt (zoals Exact Online, Gmail, ClickUp, Moneybird). Deze uitwisseling is inherent aan het gebruik van de koppelingen en valt onder de voorwaarden van de betreffende diensten.

Anthropic verwerkt data in de VS onder Standard Contractual Clauses (SCCs). Alle overige verwerking voor het platform vindt plaats binnen de EU.

6. Cookies en websitebezoek

Op de openbare pagina's van agentsync.nl gebruiken wij de onderstaande diensten om het websitebezoek te meten en te zien welke bedrijven de website bezoeken. FlowSync gebruikt die bedrijfsgegevens voor de eigen verkoop. Cookies voor statistiek en marketing worden pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven met “Akkoord” in de cookiemelding. Je keuze kun je altijd wijzigen via “Cookievoorkeuren wijzigen” onderaan elke pagina. Op de inlogpagina's en in het platform worden deze diensten niet geladen.

Google kan deze gegevens ook buiten de EU verwerken.

7. Bewaartermijn

• Gegevens uit gekoppelde systemen worden bewaard zolang de koppeling actief is
• Bij het verbreken van een koppeling worden de bijbehorende gegevens binnen 30 dagen verwijderd
• OAuth tokens worden direct ingetrokken bij ontkoppeling
• Logbestanden en agent-activiteit worden maximaal 90 dagen bewaard
• Gebruikersaccounts en bijbehorende gegevens worden verwijderd na opzegging van de dienst
• Een bericht via het contactformulier wordt niet in het platform opgeslagen. Het komt als e-mail binnen bij FlowSync

8. Rechten van betrokkenen

Als gebruiker van AgentSync heb je het recht om:

• Inzage te vragen in de verwerkte gegevens
• Correctie of verwijdering te verzoeken
• Koppelingen met externe systemen op elk moment te verbreken
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

9. Koppelingen beheren

Je kunt koppelingen met externe systemen op elk moment verbreken via het AgentSync dashboard (Connectors pagina). Na ontkoppeling worden alle tokens ingetrokken en worden gegevens uit het betreffende systeem binnen 30 dagen verwijderd.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen. Bij substantiele wijzigingen informeren wij actieve gebruikers per e-mail. De meest recente versie is altijd beschikbaar op agentsync.nl/privacy.