Koppeling · Exact Online
AgentSync voor Exact Online
Een agent van AgentSync werkt rechtstreeks in jullie administratie in Exact Online. Voordat er iets wordt geboekt, keurt een medewerker het goed.
Conceptfactuur
Werkbon 3081
Wat AgentSync doet
Wat een agent in Exact Online doet
AgentSync is een product van FlowSync. Een agent werkt rechtstreeks in Exact Online. Hij haalt openstaande posten op, controleert inkoopfacturen, zoekt de juiste artikelen bij de factuurregels en maakt verkoopfacturen aan.
Een agent draait op vaste momenten, start zodra er iets binnenkomt of beantwoordt een vraag in de chat. Een medewerker geeft akkoord voordat er iets wordt geboekt of verstuurd.
Voorbeeld · installatiebedrijf
Facturen opstellen uit werkbonnen
Monteurs sluiten hun werkbon af in de planningssoftware. De agent maakt er een conceptfactuur van in Exact Online, met de uren volgens de afspraken met de opdrachtgever, het materiaal tegen de juiste prijs en de voorrijkosten. Een medewerker keurt elke factuur goed.
- WerkbonSimple Simon
- ConceptfactuurExact Online
- Akkoordmedewerker
Voordelen
Wat het jullie oplevert
Minder overtypen
De agent neemt terugkerend werk over, zoals facturen opstellen en openstaande posten nalopen.
Minder fouten
De agent controleert de gegevens voordat hij iets klaarzet. Wat afwijkt, legt hij voor aan een medewerker.
Akkoord vooraf
Elke boeking in Exact Online wacht op akkoord van een medewerker. Elke organisatie werkt in een eigen, afgeschermde omgeving met eigen gegevens en koppelingen.
Aan te passen
De agent werkt volgens jullie afspraken, en die zijn later aan te passen. In het dashboard is te zien wat hij deed, met welke gegevens en wat het kostte.
Stap voor stap uitbreiden
Jullie beginnen met één proces, zoals facturatie, en breiden daarna uit naar bijvoorbeeld rapportages. Meerdere agents werken naast elkaar, op dezelfde koppeling.
Implementatie
De implementatie in vier stappen
- 1
Koppelen
Jullie verbinden de Exact Online administratie met AgentSync via de inlogpagina van Exact. De agent krijgt alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn.
- 2
Inrichten
We kiezen samen welk proces de agent overneemt. Wij richten hem in op jullie werkwijze en testen hem op echte gevallen uit jullie historie.
- 3
Aanzetten
De agent gaat aan het werk, op vaste momenten of zodra er iets binnenkomt. Wat hij klaarzet, wacht op akkoord in het dashboard, vanuit de mail of in de chat.
- 4
Bijsturen
In het dashboard volgen jullie wat de agent deed en wat het kostte. Daarna volgt het volgende proces, op dezelfde koppeling.
Gegevens
Wat de koppeling gebruikt
Welke onderdelen van Exact Online een agent gebruikt, en waarvoor.
| Onderdeel van Exact Online | Toegang | Waarvoor |
|---|---|---|
| Financieel / Transacties | Lezen | Openstaande posten en grootboekrekeningen ophalen |
| Verkoopfacturen | Lezen en schrijven | Verkoopfacturen aanmaken, na akkoord van een medewerker |
| Inkoopfacturen | Lezen | Inkoopfacturen ophalen om ze te controleren |
| Relaties | Lezen | Klanten en leveranciers opzoeken voor de factuur |
| Artikelen | Lezen | Artikelen opzoeken voor de factuurregels |
Onderdeel van Exact Online: Financieel / Transacties
- Toegang
- Lezen
- Waarvoor
- Openstaande posten en grootboekrekeningen ophalen
Onderdeel van Exact Online: Verkoopfacturen
- Toegang
- Lezen en schrijven
- Waarvoor
- Verkoopfacturen aanmaken, na akkoord van een medewerker
Onderdeel van Exact Online: Inkoopfacturen
- Toegang
- Lezen
- Waarvoor
- Inkoopfacturen ophalen om ze te controleren
Onderdeel van Exact Online: Relaties
- Toegang
- Lezen
- Waarvoor
- Klanten en leveranciers opzoeken voor de factuur
Onderdeel van Exact Online: Artikelen
- Toegang
- Lezen
- Waarvoor
- Artikelen opzoeken voor de factuurregels